Cách cài đặt chữ ký trong outlook – mẫu chữ ký đẹp trong outlook

Outlook là nền tảng giúp người dùng quản lý thư điện tử với nhiều tính năng hữu ích trong công việc và học tập. Việc chèn chữ ký trong outlook cho mỗi bức thư gửi đi giúp nó trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận. Mọi người có thể tham khảo những thông tin dưới đây để có được một mẫu chữ ký đẹp trong mail của outlook. 

Hướng dẫn tạo chữ ký mail outlook

Để cài đặt chữ ký trong outlook cho các bức thư điện tử của mình thì mọi người có thể thực hiện theo một trong hai cách dưới đây.

Sử dụng cách thủ công

Người dùng có thể tạo chữ ký mail trong outlook với các bước thủ công như sau:

• Bước 1: Mọi người hãy đăng nhập vào outlook, sau đó chọn biểu tượng Cài đặt (settings) và chọn tiếp Xem tất cả cài đặt outlook.
• Bước 2: Tại các mục cài đặt bạn hãy chọn Thư, sau đó chọn Chữ ký.

• Bước 3: Ở cửa sổ Chữ ký và mẫu nền thư, tại tab Chữ ký Email > Chọn Mới > Đặt tên cho mẫu chữ ký mới > Nhấn OK.

• Bước 4: Tại hộp Sửa chữ ký, bạn tiến hành nhập thông tin bạn muốn tạo cho chữ ký của mình.Sau khi thực hiện việc cài đặt cho chữ ký xong thì bạn hãy bấm vào Lưu (Save) để lưu lại những gì mình vừa chỉnh sửa. 

Cách tạo email outlook bằng Canvato

Ngoài cách thủ công ở trên thì bạn có thể tạo chữ ký mail outlook bằng dịch vụ chữ ký Canvato. Đây là một dịch vụ tạo chữ ký với những mẫu có sẵn giúp người dùng có những mẫu chữ ký độc đáo. Để sử dụng Canvato tạo chữ ký thì mọi người hãy thực hiện theo trình tự dưới đây:

• Bước 1: Bạn hãy tải app Canvato về máy sau đó đăng nhập vào Canvato.
• Bước 2: Trong phần chỉnh sửa nội dung chữ ký, bạn hãy sử dụng CTRL + A để chọn phần chữ ký và sao đó copy với tổ hợp phím CTRL + C. 

• Bước 3: Bạn hãy mở Outlook để bắt đầu tạo chữ ký. Bạn hãy mở Outlook và chọn vào Thư mới (New email) 

• Bước 4: Chọn tiếp Signature (Chữ ký).

• Bước 5: Khi giao diện của phần chữ ký được mở ra bạn hãy chọn vào New (mới) để tạo chữ ký mới. 

• Bước 6: Bạn hãy nhập cho tên của chữ ký và bấm Ok.
• Bước 7: Đối với phần Edit Signature (Chỉnh sửa chữ ký) thì bạn hãy dán mẫu chữ ký mà mình vừa copy ở bước 2.

• Bước 8: Lúc này ban sẽ thấy mục New Messages (Thư mới) và Replies/Forward (Trả lời/ Chuyển tiếp) bạn hãy chọn tên chữ ký mà mình đã đặt. Sau đó, hãy bấm chọn Ok để kết thúc. 

Thêm chữ ký trong outlook

Việc thêm chữ ký vào cuối mỗi bức thư mình gửi đi thì bạn có thể chọn thêm tự động hoặc cài đặt thêm chữ ký sau mỗi lần viết thư. 

Để thêm tự động thì mọi  người hãy chọn: Một trong hai mục là: Tự động thêm chữ ký vào thư vừa soạn hoặc Tự động thêm chữ ký vào thư chuyển tiếp hoặc trả lời tại phần Cài đặt mail. 

Để thêm chữ ký theo cách thủ công thì mọi  người hãy thực hiện theo các thao tác sau đây:

• Bước 1: Bạn hãy mở hộp thư của mình và chọn New email (thư mới).

• Bước 2: Bạn hãy soạn thư của mình và bấm chọn vào biểu tượng ba chấm sau đó chọn tiếp mục Chèn chữ ký nằm ở cuối trang.

• Bước 3: Khi kết thúc phần soạn thư bạn hãy chọn Gửi, lúc này thư của bạn gửi đi đã chèn thêm chữ ký vào rồi. 

Thay đổi chữ ký trong outlook

Khi bạn thay đổi thông tin như việc làm, số điện thoại thì bạn phải cập lại chữ ký của mình. Với những thông tin dưới đây, Cityit sẽ hướng dẫn bạn cách thay đổi chữ ký với những thao tác đơn giản nhất.

• Bước 1: Bạn hãy chọn Tệp (File).

• Bước 2: Chọn tiếp Tùy chọn (Options)

• Bước 3: Khi cửa sổ tùy chọn hiện ra, bạn chọn Mail (Thư) và ở dòng Create or modify signatures for messages, bạn nhấn chọn Signature (Chữ ký).

• Bước 4: Lúc này cửa sổ hộp thoại Signatures and Stationery mở ra. Tại đây bạn sẽ nhìn thấy có phần Select signature to edit, đây là chữ ký mà bạn đã tạo trong tài khoản Outlook của mình. Bạn tích vào chữ ký mình muốn chỉnh sửa. 
• Bước 5: Chọn Edit Signature (Sửa chữ ký) để chỉnh sửa, thay đổi chữ ký của mình cho phù hợp hơn với mục đích sử dụng. Sau khi chỉnh sửa xong, bạn nhấn OK để lưu lại các thay đổi.

Mẫu chữ ký đẹp trong outlook

Tạo chữ ký đẹp và chuyên nghiệp sẽ tạo được ấn tượng tốt đối với người nhận hay các đối tác. Cityit sẽ cung cấp cho bạn các cách để tại một mẫu chữ ký đẹp và ấn tượng dưới đây: 

Mẫu chữ ký dành cho cá nhân

Mẫu chữ ký cho doanh nghiệp

Các bạn có thể tham khảo thêm hoặc tải về các mẫu chữ ký đẹp trong outlook tại đây.

Ngoài ra, nếu bạn muốn thương hiệu của bạn sẽ được khẳng định thêm một lần nữa mỗi khi email được gửi đi, hãy tham khảo bài viết hướng dẫn tạo chữ ký trong gmail.

Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình cài đặt chữ ký trong outlook cũng sẽ có gặp một số sự cố nhỏ. Đó là khi bạn chọn vào mục Chữ ký thì outlook sẽ bị đóng và điều này khiến cho bạn không thể thêm chữ ký được. Để khắc phục sự cố này thì mọi người hãy cài đặt office với ngôn ngữ khác. Các bước thực hiện việc cài đặt office như sau:

• Bước 1: Bạn hãy click chuột vào biểu tượng Windows và chọn tiếp Bắt đầu, sau đó chọn Cài đặt.
• Bước 2: Giao diện cài đặt mở ra bạn hãy chọn Ứng dụng và chọn tiếp Ứng dụng và tính năng.
• Bước 3: Bạn hãy chọn mục Ứng dụng Microsoft Office trên máy tính (Microsoft Office Desktop Apps) sau đó chọn vào Gỡ cài đặt. 
• Bước 4: Bạn hãy khởi động lại máy tính của mình sau đó hãy chọn Chạy sửa chữa Office để khắc phục các lỗi mà mình mắc phải. 

Như vậy, Cityit đã giúp các bạn cài đặt chữ ký trong outlook một cách đơn giản và dễ dàng hơn. Với cách tương tự bạn cũng có thể sử dụng email html để thư gửi đi chuyên nghiệp  và đẹp mắt hơn.