Mail outlook bị đầy – Hướng dẫn cách xử lý mail outlook bị đầy

Mail outlook bị đầy là do thời gian người dùng sử dụng phần mềm lâu dài dẫn đến nhiều dữ liệu được lưu lại. Tuy nhiên, trong số đó chỉ có một số email cần thiết được mở thường xuyên còn lại đều bị người dùng lãng quên hoặc chưa từng biết tới. Vì những tệp vô ích đó đã chiếm bộ nhớ nên khiến hộp mail outlook bị đầy nhanh chóng. Để chừa chỗ trống cho những tệp email hữu ích hơn bạn nên thu dọn rác trong hộp thư để kiểm soát dung lượng.

Giới hạn dung lượng của mail outlook

Có thể bạn đã biết, bộ nhớ outlook luôn bị giới hạn ở một mức nhất định. Mỗi tài khoản Email Outlook dùng thử miễn phí sẽ được Microsoft cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ. Tuy nhiên, sau khi tài khoản đó đăng ký trả phí sẽ nhận được 50 GB dung lượng. 

Hướng dẫn xem dung lượng bộ nhớ mail outlook

Để xem dung lượng bộ nhớ mail outlook bạn mở tài khoản của mình và thực hiện theo các bước:

• Bước 1: Chọn “Thư” >> hãy chấm chọn tài khoản của bạn

• Bước 2: Tại “Thư mục” >> nhấp chuột vào “Thuộc tính của Thư mục”

• Bước 3: Kéo xuống phía dưới, nhấp chuột vào “Kích cỡ Thư”. Tại đây bạn sẽ thấy rõ kích cỡ của hộp thư mẹ và các thư mục con được hiển thị bằng (KB).

• Bước 4: Nếu bạn muốn tìm kích cỡ tệp theo Megabyte (MB) thì di chuyển đưa dấu thập phân qua ba vị trí sang trái. Khi muốn quy đổi về KB thì bạn hãy chia cho 1024 để có được giá trị chính xác.

Cách xử lý khi mail outlook bị đầy

Người dùng nên làm gì khi mail outlook express bị đầy? Có 2 giải pháp để bạn lựa chọn là xóa email trong Outlook và đưa email vào thư mục lưu trữ.

Xóa email trong Outlook

Như đã nói, mail Outlook bị đầy là do nhiều thư email hoặc các tệp dữ liệu lớn đã chiếm hết chỗ trống bộ nhớ. Để khắc phục tình trạng này thì bạn nên xóa email rác và không quan trọng đi là được.

• Bước 1: Kích chuột vào ô cần xóa >> chọn biểu tượng dấu X (Delete) trên thanh công cụ. 

• Bước 2: Các thư email khi xóa vẫn còn lưu trữ tạm thời tại Delete Items. Lúc này, bộ nhớ trống vẫn chưa được làm sạch hoàn toàn bạn cần mở “Delete Items” và xoá thêm một lần nữa.

Chuyển email vào thư mục lưu trữ

Lưu trữ email là cách để người dùng lọc những dữ liệu quan trọng lại và gom chúng vào một chỗ. Mục đích là để dễ quản lý và tiết kiệm thời gian tìm kiếm khi có nhu cầu sử dụng. 

• Bước 1: Tạo tệp lưu bằng cách nhấn vào ô “Create archive folder” rồi đặt tên.
• Bước 2: Tại giao diện hộp thư nhấn chọn các email quan trọng cần lưu trữ.
• Bước 3: Trên thanh công cụ chọn “Archive” rồi nhấn vào file vừa tạo để chuyển các mail vào.

Bạn cũng có thể chọn một phương án tối ưu hơn đó là lưu trữ mail outlook về máy tính

Cách sử dụng hiệu quả chống hộp mail outlook bị đầy

Để hạn chế tình trạng mail outlook bị đầy làm mất thời gian dọn dẹp thì bạn nên có cách sử dụng thông minh hơn. Sau đây, Cityit.vn sẽ gợi ý cho bạn một số bí kíp sử dụng email outlook để dung lượng bộ nhớ luôn rảnh.

• Thứ nhất, lưu trữ các thư mail cũ nhưng vẫn có giá trị sử dụng. Khi lưu trữ chúng trong kho dữ liệu riêng bạn giải phóng dung lượng rất hiệu quả và nếu sau này cần dùng cũng tìm kiếm nhanh hơn.
• Thứ hai, chăm chỉ dọn dẹp “Các mục đã Xóa” theo định kỳ. Vì nếu làm việc trong thời gian dài và bạn chỉ xoá “lâm sàng” thì dữ liệu lưu tạm vẫn chiếm không gian bộ nhớ rất nhiều.
• Thứ ba, xóa các thư mục Email rác mang tính chất quảng cáo.
• Thứ tư, lưu trữ thư mục có tệp đính kèm vào các ứng dụng bên ngoài có sẵn trên máy tính. Như cách xử lý Cityit.vn đã giới thiệu ở trên bạn có thể lưu chúng trong OneDrive hoặc một site nhóm. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc quản lý và giải phóng dung lượng cực hiệu quả. 

Trong bài viết trên, Cityit.vn đã giải đáp thắc mắc khi outlook bị đầy phải làm sao rất cụ thể. Nếu bạn đọc đang mắc phải lỗi này thì hãy áp dụng theo các phương pháp đã nêu như trên để xử lý. Cityit.vn rất hân hạnh được đồng hành và giúp đỡ các bạn. Hãy nhấn thích bài viết nếu bạn thấy hữu ích và nhấn nút Share khi muốn chia sẻ cùng mọi người.