Tổng đài hỗ trợ: (028) 7303 6066
Liên hệ
Giới thiệu
Trong cuộc sống, email giúp ích cho bạn trong học tập và công việc. Tuy nhiên để có thể trao đổi với nhau bằng phương thức này mọi người cần phải có kỹ năng trình bày cho đúng. Qua bài viết dưới đây, Cityit sẽ hướng dẫn bạn cách viết email chuyên nghiệp nhất.
Dù người nhận email là ai, về vấn đề gì thì đều viết theo một quy trình có sẵn. Để có cách viết email chuyên nghiệp mọi người hãy tuân thủ theo các bước dưới đây.
Bước 1: Đặt tiêu đề
Việc đặt tiêu đề cho email là điều rất cần thiết và việc đầu tiên bạn phải làm. Nó phải đúng với chủ đề của email bạn định gửi. Điều này vừa giúp người nhận nắm được nội dung chính của email mà bạn gửi là gì mà còn thu hút được sự chú ý của người nhận. Đặc biệt, với tiêu đề email phù hợp thì xác suất người nhận sẽ click vào email bạn cao hơn.
Bước 2: Đính kèm file cho email
Đối với những email có đính kèm thêm file thì bạn hãy chọn vào biểu tượng phía dưới màn hình. Sau đó chọn vào tệp tin bạn muốn gửi và tải nó lên.
Với các bạn sử dụng outlook có thể xem hướng dẫn cách dính kèm file tại bài viết: cách đính kèm email trong outlook
Bước 3: Viết nội dung cho email
Nội dung email phải ngắn gọn súc tích và đúng chính tả. Ở đầu bức thư bạn nên nêu rõ lý do viết email. Nội dung thư phải mạch lạc và trình bày dễ hiểu. Sử dụng ngôn từ lịch sự đảm bảo sự tôn trọng đối với người nhận email. Điều bạn nên tránh khi viết email đó là không nên sử dụng nhiều cỡ chữ, không nên viết toàn bộ bằng chữ in hoa,… Khi soạn email bạn hãy thực hiện đúng những yêu cầu sau:
Bước 4: Kiểm tra lại nội dung và file đính kèm
Đây chính là bước quan trọng khi bạn viết email để thể hiện được sự chuyên nghiệp cho người gửi. Bạn hãy rà soát lại toàn bộ email để tránh việc có quá nhiều lỗi chính tả. Đặc biệt, bạn hãy kiểm tra xem dữ liệu file có đúng với cái bạn định gửi không.
Bước 5: Nhập địa chỉ email của người nhận
Nhập địa chỉ email là bước cuối cùng để tránh nhiều trường hợp mọi người chưa hoàn thành bức thư mà lỡ bấm gửi cho người nhận. Điều này rất khó để có thể cứu vãn được. Vì thế, người gửi phải đảm bảo bức thư của mình hoàn hảo nhất rồi mới nhập địa chỉ email người nhận trước khi nhấn vào nút send.
Một bức thư điện tử chuyên nghiệp sẽ đem đến cho bạn nhiều lợi thế hơn đặc biệt là trong những lần trao đổi công việc. Cityit sẽ bật mí cho mọi người cách viết email chuẩn và chuyên nghiệp nhất.
Khi bạn gửi email thì địa chỉ email cũng rất quan trọng điều này là cái đầu tiên mà người nhận để ý đến. Để có một địa chỉ email chuyên nghiệp thì bạn nên sử dụng tên công ty, tên cơ quan, tên trường học để mang đến cảm giác tin cậy. Điều bạn không nên sử dụng trong địa chỉ email đó là những biệt danh quá teen. Nếu bạn chưa có ý tưởng nào cho địa chỉ mai của mình hãy tham khảo bài viết cách đặt tên email chuyên nghiệp của chúng tôi.
Việc sử dụng những lời chào quá thân mật sẽ làm cho email của bạn giảm đi sự chuyên nghiệp. Nó vừa thiếu đi cảm giác tôn trọng nếu người nhận là một người xa lạ. Đặc biệt là khi bạn gửi email cho đối tác hay tổ chức, doanh nghiệp, mọi người nên sử dụng kính ngữ. Ngoài ra, bạn hãy tìm hiểu rõ đối tượng mình sẽ gửi email để có cách xưng hô hợp lý.
Dấu chấm than chỉ nên được sử dụng khi cần thiết để thể hiện sự phấn kích của mình. Không nên đặt quá nhiều dấu chấm than trong một bức thư điều này khiến cho người đọc cảm thấy bạn đang ra lệnh cho họ. Ngoài ra, khi gửi quá nhiều nó sẽ khiến cho người đọc hiểu sai về ý mà bạn muốn truyền tải.
Việc đọc lại email trước khi gửi là điều mà mọi người cần phải làm. Nó giúp bạn rà soát lại lỗi chính tả khi viết email bởi quá nhiều lỗi sẽ khiến cho người đọc đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp. Trên thực tế nhiều người phụ thuộc rất nhiều vào chế độ rà lỗi tự động của máy tính. Chúng ta nên dành thời gian đọc nó trước khi gửi một hai lần.
Việc trình bày email cũng rất quan trọng để người nhận xem xét sự chuyên nghiệp của bạn. Một email có quá nhiều nội dung bạn phải dãn cách dòng và trình bày sao cho người đọc dễ dàng nắm bắt được những ý quan trọng. Nội dung ngắn gọn và có cách dòng sẽ khiến người đọc có cảm tình hơn với bạn.
Để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình thì email sẽ kết thúc bằng chữ ký của người gửi. Nội dung chữ ký sẽ bao gồm: tên, nơi làm việc, số điện thoại liên hệ,… Nội dung này sẽ giúp người nhận dễ hình dung được bạn là ai, bạn đến từ đơn vị nào. Bạn có thể chỉnh thêm font chữ, màu sắc, kèm theo hình ảnh để trở nên chỉn chu hơn.
Chú ý: xem thêm bài viết cách tạo chữ ký gmail, và tạo chữ ký email trong outlook
Mỗi quốc gia sẽ có một văn hóa riêng trong việc gửi nhận email. Vì thế bạn phải tìm hiểu và điều chỉnh sao cho nội dung của mình phù hợp với văn hóa giao tiếp của người nhận và người gửi.
Khi trao đổi với người đến từ nước phụ thuộc vào ngữ cảnh thì bạn hãy cố gắng cung cấp những thông tin của mình nhiều hơn. Còn đối với những quốc gia mà ít phụ thuộc vào ngữ cảnh hơn thì bạn nên đi vào nội dung mình muốn gửi.
Sự hài hước đôi khi sẽ trở thành sự cợt nhở nếu được viết ra và điều này sẽ gây ra hiểu nhầm cho người đọc. Vì thế, việc gửi email nên tránh những yếu tố hài hước để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Bạn hãy loại bỏ những câu bông đùa ra khỏi email trừ những người thân thiết.
Tiêu đề email rất quan trọng đến việc người nhận có đọc email hay không. Nó tóm tắt những nội dung của email bạn sẽ gửi. Yêu cầu về phần tiêu đề của email phải ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và đầy đủ nội dung bạn muốn truyền tải. Đối với một email xin việc thì bạn hãy trình bày đầy đủ nội dung về: họ tên, vị trí ứng tuyển.
Như vậy, Cityit đã giúp mọi người hiểu rõ hơn về cách viết email chuyên nghiệp hơn. Điều này sẽ giúp ích cho mọi người rất nhiều trong cuộc sống cũng như trong công việc. Để trở nên chuyên nghiệp hơn, mọi người hãy ghi nhớ và áp dụng những điều này. Nếu mọi người muốn tìm hiểu thêm nhiều thông tin bổ ích hơn thì có thể theo dõi trang web Cityit.
Đọc nhiều nhất
Bảng giá tên miền
