Outlook là gì? Hướng dẫn sử dụng outlook từ A đến Z

Outlook là gì? Hướng dẫn sử dụng outlook từ A đến Z
Trịnh duy thanh
04/01/2022 - 03:46
97

Đồng hành với sự phát triển của công nghệ 4.0 các nền tảng ứng dụng chat cũng ra đời và phổ biến rộng rãi. Trong số đó, ứng dụng nổi bật đang có cộng đồng người tham gia đông nhất là mail Outlook. Phần mềm quản lý thông tin và trao đổi thư điện tử này đang rất hữu dụng với môi trường làm việc trực tuyến. Để nắm rõ hơn các thông tin cũng như cách sử dụng mail Outlook xin mời bạn cùng Cityit.vn tham khảo bài viết dưới đây.

Outlook nghĩa là gì? Outlook để làm gì?

Theo định nghĩa, Outlook là phần mềm thông minh quản lý thông tin cá nhân của người dùng Microsoft. Nó cũng là một phần của Microsoft Office được hỗ trợ hoạt động đa nền tảng. Không chỉ trên hệ điều hành Window hay Mac mà nó còn rất nhạy bén trên điện thoại Android và IOS.

Outlook là gì?

Mặc dù thường chỉ được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng e-mail, nhưng nó cũng bao gồm rất nhiều tiện ích như quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú và duyệt web. Nó có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với Microsoft Exchange Server và Microsoft SharePoint Server cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp. Có bên thứ ba ứng dụng bổ sung tích hợp Outlook với các thiết bị như điện thoại di động BlackBerry và với các phần mềm khác như Office & truyền thông Internet Skype. Các nhà phát triển cũng có thể tạo ra phần mềm riêng của họ mà làm việc với Outlook và Office thành phần bằng cách sử dụng Microsoft Visual Studio. Ngoài ra, Windows Mobile thiết bị có thể đồng bộ hóa hầu như tất cả các dữ liệu Outlook sang Outlook Mobile.

Những ưu điểm vượt trội của Outlook

Như đã nói outlook có thể giúp bạn thực hiện rất nhiều công việc khách nhau với những tính năng ưu việt của nó.

Tốc độ truy cập và không gian lưu trữ

Tốc độ truy cập nhanh và không gian lưu trữ rộng rãi là điều kiện thu hút mọi người chọn Outlook để sử dụng. Đồng thời, khi mail được lưu trữ sẽ tự động sắp xếp theo thứ tự thời gian nhận  – gửi, dung lượng lớn –  nhỏ rất dễ mở khi cần.

Quản lý Email dễ dàng

Người dùng có thể thực hiện vài thao tác đơn giản để phân loại các dữ liệu mail theo từng phân mục riêng rất dễ quản lý.

An toàn và bảo mật

Thông qua tính năng chặn email theo tên miền, cụ thể hệ thống Outlook chặn email quảng cáo và loại bỏ các email spam rất hiệu quả. Hơn nữa, bạn cũng dễ thoát khỏi bộ máy spam mail khi chỉ khởi tạo địa chỉ email với 1 lần duy nhất. Ngoài ra, người dùng có thể tùy ý thay đổi địa chỉ email đăng nhập, hạn chế triệt để tình trạng thông tin bị đánh cắp.

Khả năng kết nối đa dạng

Hiện nay các kênh mạng xã hội như facebook, Twitter đang chiếm thế “thượng phong” được phổ biến rộng khắp trên toàn thế giới. Do đó, sự tích hợp giữa Outlook với ứng dụng này giúp người dùng 1 lúc có thể thực hiện được nhiều hoạt động. Cụ thể là vừa check mail, vừa lướt Facebook và còn có thể mở hộp thoại Skype để trò chuyện.

ưu điểm vượt trội của Outlook
Ưu điểm vượt trội của Outlook

Cho phép sử dụng HTML và CSS

Tính năng HTML và CSS cho phép người dùng có thể tự do sáng tạo cho tệp thư của mình. Tính năng này đặc biệt hữu dụng khi bạn là người thích sử dụng template mail hay chữ khí mail trong outlook để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như cá tính riêng cho mail của mình.

Khôi phục email đã xóa

Đôi lúc khi làm việc bạn sẽ không tránh khỏi được tình trạng xóa nhầm thư quan trọng. Thật may, trong Outlook có tính năng khôi phục email đã xóa nên nếu bạn lỡ xóa nhầm cũng không vấn đề gì. Bạn chỉ cần đi đến “các mục đã xoá” rồi chọn thư cần khôi phục và nhấn ok là xong.

Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu

Đồng bộ hoá dữ liệu giữa máy tính và điện thoại giúp người dùng truy cập được mọi thông tin ở bất kỳ nơi nào. Tức là dù bạn chỉ trao đổi thông tin qua máy tính nhưng khi không ngồi máy bạn vẫn có thể dùng điện thoại để tiếp tục. Yêu cầu duy nhất cho tính năng này là điện thoại của bạn cần phải có kết nối mạng nếu muốn đồng bộ.

Tải Outlook

Link tải mail Outlook trên máy tính:

Link tải mail Outlook trên điện thoại:

Cách cài Outlook

Trên từng nền tảng sử dụng Outlook chúng ta sẽ có cách cài đặt khác nhau. Chi tiết các bạn có thể tham khảo hướng dẫn cài Outlook như dưới đây.

Cách cài Outlook trên máy tính

Máy tính là thiết bị sử dụng Outlook phổ biến nhất, để cài đặt bạn thực hiện như sau:

  • Bước 1: Sau khi đã tải Outlook về máy tính thành công, các bạn tiến hàng cho chạy phần mềm cài đặt. Khi màn hình hiển thị như ảnh bên dưới, bạn nhấn nút Next

hướng dẫn cách cài Outlook trên máy tính

  • Bước 2: Chọn Yes, sau đó tiếp tục nhấn nút Next

cài Outlook cho máy tính

  • Bước 3: Đến đây bạn chọn Manually configure server … rồi chọn Next để chuyển sag bước tiếp theo.

cài Outlook máy tính

  • Bước 4: Lúc này một cửa sổ mới hiện ra như bên dưới, bạn tích chọn Internet E-mail rồi tiếp tục chọn Next.

hướng dẫn cách cài Outlook máy tính

  • Bước 5: Tiếp tục nhấn chọn Next.

hướng dẫn cài Outlook trên máy tính

  • Bước 6: Ở bước này, bạn chọn More setting.

cài Outlook trên máy tính

  • Bước 7: Sau đó, chọn Outgoing Server.

Cách cài Outlook trên máy tính

  • Bước 8: Bạn tiến hành chọn cấu hình như hình bên dưới.

Cách cài Outlook máy tính

  • Bước 9: Và nhấn Next

hướng dẫn cài Outlook máy tính

  • Bước 10: Nhấn Test Account Settings.

Cách cài Outlook cho máy tính

  • Bước 12: Cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành. Đến đây bạn đã hoàn thành các bước cài đặt Outlook trên máy tính.

hướng dẫn cài Outlook cho máy tính

Cách cài Outlook trên điện thoại iphone

Sau khi đã tải phần mềm Outlook Mobile App ở link phía trên, các bạn tiến hành cài đặt như sau:

  • Bước 1: Vào Ứng dụng Outlook đã tải về, nhấn chọn Bắt Đầu để tiến hành cài đặt.

cài Outlook trên điện thoại iphone

  • Bước 2: Chọn loại tài khoản email là IMAP.

Cách cài Outlook trên điện thoại iphone

  • Bước 3: Điền thông tin User email và chọn Tiếp tục.

hướng dẫn cài Outlook trên điện thoại iphone

  • Bước 4: Chọn Thiết lập tài khoản thủ công.

cách cài Outlook điện thoại iphone

  • Bước 5: Điền thông số máy chủ thư đến IMAP.

cách cài Outlook cho điện thoại iphone

  • Bước 6: Thông số máy chủ thư đi SMTP.

cài Outlook điện thoại iphone

  • Bước 7: Bấm vào dấu Check bên góc phải phía trên màn hình để hoàn tất việc cài đặt.
  • Bước 8: Email cài đặt thành công.

cài Outlook cho điện thoại iphone

Cài đặt mail Outlook trên điện thoại android

Sau khi đã tải thành công Outlook trên điện thoại android bạn cũng mở ứng dụng và tiến hành cài đặt như các bước trên điện thoại iphone phía trên. Chúc các bạn thành công.

Đăng ký Outlook

Đăng ký tài khoản mail Outlook Microsoft là điều kiện tiên quyết để người dùng có thể sử dụng được. Cách tạo tài khoản Outlook khá đơn giản với 4 bước ngắn gọn như sau:

  • Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://signup.live.com/ rồi chọn Đăng nhập và sau đó chọn Tạo một tài khoản (Get new email address) để tiến hành đăng ký tài khoản mới. 

Đăng ký Outlook

  • Bước 2: Hãy chọn Nhận địa chỉ email mới hoặc dùng số điện thoại của bạn để tạo.

Đăng ký tải khoản Outlook

  • Bước 3: Tạo 1 tài khoản cho riêng bạn và chọn Tiếp theo.

Hướng dẫn Đăng ký Outlook

  • Bước 4: Tạo mật khẩu có tài khoản. Lưu ý bạn nên tạo mật khẩu có độ mạnh bao gồm chữ số và ký tự để bảo mật tài khoản của bạn và chọn Tiếp theo.

Đăng ký Outlook

  • Bước 5: Thêm thông tin họ và tên của bạn, rồi Tiếp theo.

hướng dẫn Đăng ký Outlook

  • Bước 6: Thêm ngày tháng năm sinh và xác thực mã là bạn đã vừa tạo thành công tài khoản Outlook. 

Hướng dẫn cách đăng nhập Outlook

Tương tự như cách cài đặt thì việc đăng nhập tài khoản Outlook trên các thiết bị đều không giống nhau. Cụ thể các bước đăng nhập trên máy tính và điện thoại đã được Cityit.vn gợi ý như dưới đây.

Cách đăng nhập Outlook trên máy tính

Để đăng nhập Outlook trên cho máy tính các bạn hãy thực hiện các bước dưới đây: 

  • Bước 1:Sau khi tạo tài khoản thành công, truy cập vào trang đăng nhập Outlook.com, chọn Đăng nhập.

đăng nhập Outlook

  • Bước 2: Nhập địa chỉ email của bạn đã đăng ký rồi chọn Kế tiếp.

cách đăng nhập Outlook

  • Bước 3: Tích chọn Giữ cho tôi đăng nhập.

Hướng dẫn cách đăng nhập Outlook

Như vậy là bạn đã đăng nhập vào Outlook thành công.

Đăng nhập Outlook trên điện thoại

5 bước hướng dẫn đăng nhập email Outlook trên điện thoại:

  • Bước 1: Truy cập theo địa chỉ https://signup.live.com. Sau đó nhấn “Nhận địa chỉ email mới” trên giao diện mới mở.
  • Bước 2: Nhập tên tài khoản, chọn một trong hai kiểu email là Outlook.com hoặc hotmail.com rồi ấn “Tiếp theo”.
  • Bước 3: Nhập mật khẩu mới hợp lệ vào trường “Tạo mật khẩu” sau đó ấn “Tiếp theo”.
  • Bước 4: Ghi họ và tên tùy ý >> ấn “Tiếp theo”. Hoàn thành luôn trường Quốc gia/Vùng lãnh thổ, sinh nhật và chọn “Tiếp theo”.
  • Bước 5: Giải captcha trên màn hình để xác minh danh tính người hay robot rồi chọn “Tiếp theo”để kết thúc.

Cách đăng xuất Outlook

Để bảo mật thông tin cá nhân và những dữ liệu quan trọng, khi không sử dụng Outlook nữa thì bạn nên đăng xuất ra ngoài. Bạn muốn chắc rằng mình đã thoát mail Outlook thành công thì nên thực hiện theo hướng dẫn sau.

Cách đăng xuất Outlook trên máy tính

Cách đăng xuất Outlook trên máy tính gồm 3 bước:

  • Bước 1: Mở Outlook vào “File” 

hướng dẫn đăng xuất Outlook trên máy tính

  • Bước 2: Chọn“Info” >> tìm đến mục “Account settings” nhấn chọn “Account settings…”.

Cách đăng xuất Outlook trên máy tính

  • Bước 3:  Chọn tài khoản email cần đăng xuất sau đó chọn “Remove”.

hướng dẫn đăng xuất Outlook máy tính

  • Bước 4: Chọn lệnh “Yes” để đồng ý đăng xuất là xong.

đăng xuất Outlook trên máy tính

Cách đăng xuất tài khoản Outlook trên điện thoại

Hướng dẫn cách thoát Outlook trên điện thoại hiệu quả:

  • Bước 1: Mở Outlook trên điện thoại chọn “ngôi nhà” (biểu tượng trang chủ).

đăng xuất tài khoản Outlook điện thoại

  • Bước 2: Chọn cài đặt (biểu tượng bánh răng).

hướng dẫn đăng xuất tài khoản Outlook trên điện thoại

  • Bước 3: Chọn tài khoản email cần đăng xuất.

Cách đăng xuất tài khoản Outlook trên điện thoại

  • Bước 4: Chọn “Xóa tài khoản”.

đăng xuất tài khoản Outlook trên điện thoại

  • Bước 4:.Tiếp tục chọn lệnh Xóa để đồng ý đăng xuất là xong.

hướng dẫn cách đăng xuất tài khoản Outlook trên điện thoại

Cách sử dụng Outlook hiệu quả

Để sử dụng Outlook thành thục và hiệu quả nhất bạn hãy tham khảo các bài viết sau: 

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng Outlook và cách khắc phục

Dưới đây sẽ là một số lỗi thường gặp khi sử dụng mail Outlook

Ở bài viết trên Cityit.vn đã tổng hợp tất cả các nội dung  hữu ích về thao tác tải, cài đặt, đăng ký, đăng nhập và đăng xuất tài khoản mail Outlook. Các bước thực hiện đều được hướng dẫn rất chi tiết và rõ ràng. Hi vọng quý bạn đọc có thể nắm bắt kiến thức một cách trọn vẹn nhất.

author
Trịnh Duy Thanh
5/5 - (4 bình chọn)
Tôi là Trịnh Duy Thanh, hiện đang là CEO của BKHOST, tôi đang giữ vai trò là giám đốc của công ty kim về các mảng: Mô hình, chiến lược kinh doanh, Bán hàng, Marketing,... Với 25 năm kinh nghiệm làm việc, quản lý và điều hành các công ty Việt Nam của các tập đoàn đa quốc gia hàng đầu thế giới: ABB, Tetra Park, Metller Toledo, ProMinent,... thì tôi hy vọng có thể giúp một phần nào đó trong công việc kinh doanh của các bạn thông qua những bài chia sẻ của mình.
Bài viết liên quan
Bình luận